1 Bienvenue
L'application Checklist Salles permet a l'equipe Service Desk de CLS de realiser le controle hebdomadaire des equipements dans les 11 salles de reunion du site.
Depuis votre smartphone, vous parcourez chaque salle, verifiez les equipements (ecran, visioconference, ClickShare, dock station...) et signalez les pannes en quelques tapotements. L'application calcule automatiquement le statut de chaque salle et cree un ticket de support Matrix42 si un probleme est detecte.
A retenir : un controle regulier permet d'anticiper les pannes et de garantir que les collaborateurs trouvent des salles operationnelles pour leurs reunions.
2 Acces a l'application
Adresse de l'application
https://gentle-sky-0839b6f03.1.azurestaticapps.net
Connexion
L'application utilise l'authentification Microsoft (Azure AD). Connectez-vous avec votre compte @groupcls.com habituel. Si vous etes deja connecte a votre session Microsoft sur votre telephone, la connexion sera automatique.
Ajouter un raccourci sur l'ecran d'accueil
Pour un acces rapide lors des tournees, ajoutez l'application a votre ecran d'accueil :
- iPhone (Safari) : ouvrez l'URL → tapez l'icone de partage (carre avec fleche) → Sur l'ecran d'accueil
- Android (Chrome) : ouvrez l'URL → menu 3 points → Ajouter a l'ecran d'accueil
Astuce : une fois ajoute, l'application s'ouvre comme une vraie app, sans la barre d'adresse du navigateur.
3 La tournee hebdomadaire
Chaque semaine, un membre de l'equipe Service Desk effectue la tournee de controle des 11 salles :
| Salle | Batiment | Etage | Equipements specifiques |
|---|
| D251 | Bat. D | 2e | Ecran, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| D252 | Bat. D | 2e | Ecran, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| D253 | Bat. D | 2e | Ecran, ClickShare, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| F305 | Bat. F | 3e | Ecran, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| F350 | Bat. F | 3e | Ecran, ClickShare, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| B002 | Bat. B | RDC | Ecran, ClickShare, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| B003 | Bat. B | RDC | Ecran, ClickShare, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| Agora | Commun | RDC | Ecran, ClickShare, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
| Auditorium | Commun | RDC | Ecran, ClickShare, Cable HDMI, Dock, Teams, Micro/Webcam |
Documentation papier : chaque salle dispose egalement d'une documentation papier a verifier (guide d'utilisation affiche).
Deroulement type
- Ouvrez l'application sur votre telephone
- Sur l'ecran d'accueil, identifiez les salles avec le badge Non controle (prioritaires) ou celles dont le dernier controle est ancien
- Rendez-vous physiquement dans la premiere salle
- Tapez sur la salle pour ouvrir sa checklist
- Testez chaque equipement et validez
- Passez a la salle suivante
4 Controler une salle
Ouvrir la checklist
Depuis la liste des salles, tapez sur la salle a controler. La page de checklist s'ouvre avec la liste de tous les equipements de cette salle. Tous les equipements sont pre-coches OK (vert) par defaut.
Tester chaque equipement
Pour chaque equipement de la salle :
- Testez physiquement l'equipement (allumez l'ecran, branchez le cable, lancez Teams, testez le ClickShare...)
- Si l'equipement fonctionne : ne touchez a rien, il reste en OK
- Si l'equipement ne fonctionne pas : tapez dessus pour le basculer en KO (rouge)
- Un champ de commentaire apparait alors : decrivez le probleme (ex : "ecran noir apres allumage", "cable HDMI casse", "pas de son sur Teams"...)
Important : certains equipements portent une mention CRITIQUE (ecran) ou IMPORTANT (Teams, ClickShare, Cable HDMI). Un equipement critique en panne change le statut de la salle.
Prendre une photo
Si un equipement est en panne, vous pouvez prendre une photo du probleme en tapant le bouton "Prendre une photo". L'appareil photo de votre telephone s'ouvre directement. La photo sera jointe au controle et aidera l'equipe de maintenance a diagnostiquer la panne plus rapidement.
Ajouter un commentaire general
Le champ "Commentaires" en bas de page permet d'ajouter des remarques generales sur la salle (ex : "climatisation bruyante", "tableau blanc manque de feutres"...).
Le statut se calcule automatiquement
En haut de la checklist, un bandeau de couleur affiche le statut de la salle en temps reel pendant que vous cochez les equipements :
- Nominal — tant que tous les equipements critiques sont OK
- Degrade — des que Teams, ClickShare ou le Cable HDMI passe en KO
- Bloquant — des que l'Ecran est en KO
Valider le controle
Une fois tous les equipements verifies, tapez le bouton "Valider le controle". Un ecran de confirmation s'affiche avec le statut final et le score (ex : 5/7 equipements OK). Le controle est enregistre et le statut de la salle est mis a jour sur l'ecran d'accueil.
Re-controle : si vous souhaitez refaire un controle apres une intervention, retournez simplement sur la salle et effectuez un nouveau controle. Le statut sera mis a jour avec les derniers resultats.
5 Comprendre les statuts
L'application attribue automatiquement un statut a chaque salle en fonction de l'etat de ses equipements critiques :
| Nominal |
Tout fonctionne.
L'ecran (ou le videoprojecteur) est operationnel, la visioconference Teams fonctionne, le ClickShare et le cable HDMI sont OK. La salle est pleinement utilisable.
|
| Degrade |
L'ecran fonctionne, mais un equipement de partage/visio est en panne.
Teams, ClickShare ou le cable HDMI est hors service. La salle reste utilisable pour des reunions en presentiel, mais la visio ou le partage d'ecran sans fil ne fonctionnera pas. Un ticket M42 est automatiquement cree.
|
| Bloquant |
L'ecran ou le videoprojecteur est hors service.
La salle est consideree comme inutilisable pour toute reunion necessitant un affichage. Un ticket M42 urgent est automatiquement cree.
|
| Non controle |
Aucun controle n'a encore ete effectue sur cette salle (ou le dernier controle est trop ancien). La salle apparait en gris sur l'ecran d'accueil. A traiter en priorite lors de la prochaine tournee.
|
Calcul du score
Le score affiche en pourcentage correspond au nombre d'equipements OK divise par le nombre total d'equipements. Par exemple, si une salle a 7 equipements et que 6 sont OK, le score est de 86%.
6 Alertes automatiques
Lorsque vous validez un controle dont le statut est Degrade ou Bloquant, l'application cree automatiquement un ticket de support Matrix42.
Comment ca fonctionne
- Vous validez le controle avec un ou plusieurs equipements en KO
- L'application enregistre le controle et genere une notification d'alerte
- Un workflow interne envoie un email a noreply-matrix42@groupcls.com (depuis clsworkflow@groupcls.com)
- Matrix42 cree automatiquement un ticket de support a partir de l'email
Delai : le ticket M42 est cree dans un delai d'environ 5 minutes apres la validation du controle. Ce n'est pas instantane car le systeme passe par un workflow interne.
Contenu du ticket
Le ticket cree dans Matrix42 contient :
- Le nom de la salle et son statut (DEGRADE ou BLOQUANT)
- Le score du controle (ex : 71% — 5/7 OK)
- La liste detaillee de chaque equipement avec son etat (OK ou KO) et les commentaires
- Le nom du controleur et la date du controle
- Des liens directs vers le dashboard et l'historique de la salle
Statut Bloquant : l'objet du ticket commence par [BLOQUANT] et contient la mention "URGENT - SALLE INUTILISABLE" pour signaler l'urgence a l'equipe de maintenance.
Pas d'alerte pour Nominal
Si tous les equipements sont OK (statut Nominal), aucun ticket n'est cree. Le controle est simplement enregistre dans l'historique.
7 Dashboard et historique
Dashboard
Accessible depuis le lien "Dashboard" dans la barre de navigation en haut. Il offre une vue d'ensemble :
- Indicateurs cles (KPIs) : nombre de salles conformes, en probleme, non controlees, et nombre total de controles sur les 30 derniers jours
- Taux de conformite global : pourcentage moyen de tous les controles, affiche en grand au centre
- Top problemes : graphique en barres des equipements les plus souvent en panne
- Top controleurs : classement des personnes ayant realise le plus de controles
- Statut par salle : tableau recapitulatif avec le score, la date du dernier controle et les problemes actifs
- Derniers controles : liste chronologique des controles les plus recents
Historique
Accessible depuis le lien "Historique" dans la barre de navigation. Cette page permet d'explorer tous les controles passes avec des filtres :
- Filtre par periode : 30 jours, 3 mois, 6 mois, 12 mois, ou dates personnalisees
- Filtre par salle : selectionnez une salle specifique pour voir uniquement ses controles
La page affiche egalement des statistiques avancees :
- Tendance conformite par semaine : evolution du score moyen semaine par semaine
- Classement salles : de la moins conforme a la plus conforme
- Equipements les plus defaillants : les pannes les plus frequentes sur la periode
- Controleurs les plus actifs : classement par nombre de controles effectues
8 Astuces
Raccourci telephone : ajoutez l'application a votre ecran d'accueil pour y acceder en un tap, sans passer par le navigateur. L'icone restera toujours visible sur votre telephone.
Priorite aux grises : commencez votre tournee par les salles affichant le badge Non controle en gris. Ce sont celles qui n'ont pas ete controlees recemment et qui doivent l'etre en priorite.
Tout est OK par defaut : ne perdez pas de temps a valider chaque equipement individuellement. Tous sont pre-coches OK. Vous n'avez qu'a taper sur ceux qui sont en panne pour les passer en KO. Pour une salle qui fonctionne parfaitement, il suffit de taper "Valider le controle" directement.
Prenez des photos : quand un equipement est en panne, prenez une photo du probleme. Elle sera jointe au ticket M42 et permettra a l'equipe de maintenance de preparer le materiel ou la piece de rechange avant d'intervenir. Un diagnostic visuel fait gagner du temps a tout le monde.
Soyez precis dans les commentaires : plutot que "ne marche pas", precisez le symptome : "ecran reste noir apres allumage", "ClickShare clignote rouge", "son coupe cote gauche", "cable HDMI debranche et introuvable"... Ces details accelerent la resolution.
Consultez l'historique de la salle : avant de signaler un probleme, jetez un oeil a l'historique en bas de la checklist. Si le meme probleme a deja ete signale la semaine precedente et n'a pas ete corrige, mentionnez-le dans le commentaire pour escalader.
9 Questions frequentes
Je me suis trompe sur un equipement, puis-je corriger apres validation ?
Non, un controle valide ne peut pas etre modifie. En revanche, vous pouvez refaire un nouveau controle immediatement sur la meme salle. C'est le dernier controle qui definit le statut affiche.
Un ticket M42 a ete cree automatiquement, mais le probleme a ete resolu entre temps. Que faire ?
Effectuez un nouveau controle en passant tous les equipements en OK. Le statut de la salle repassera en Nominal. Le ticket M42 devra etre cloture manuellement par l'equipe de maintenance dans Matrix42.
L'application ne se charge pas ou affiche "Chargement..."
Verifiez votre connexion reseau (Wi-Fi CLS ou VPN). Si le probleme persiste, essayez de vider le cache du navigateur ou de vous deconnecter puis reconnecter. L'application necessite une connexion au reseau CLS pour acceder aux donnees.
Qui peut acceder a l'application ?
Tous les collaborateurs CLS disposant d'un compte @groupcls.com peuvent se connecter. En pratique, l'application est destinee a l'equipe Service Desk pour les tournees de controle, mais le dashboard et l'historique sont consultables par toute personne autorisee.
Combien de temps les donnees sont-elles conservees ?
L'historique des controles est conserve sans limite de duree. La page Historique permet de consulter jusqu'a 12 mois de donnees avec les filtres de periode.
Une nouvelle salle a ete ajoutee ou un equipement a change. Qui contacter ?
Contactez l'equipe Digital (Christophe Kersuzan) pour toute modification de la configuration des salles ou des equipements. Les ajouts de salles et modifications d'equipements sont geres cote serveur.
